Eczanede Hasta Listesi ve KVKK: Kairos'ta Saklama, Silme ve Erişim
Hasta listeniz Kairos'ta nerede durur, ne kadar saklanır, kim görür, nasıl silinir? Açık rıza, saklama süresi, T.C. süzgeci, erişim günlüğü ve dışa aktarma.
Hasta listesi; ad, telefon, ilaç ve rapor bilgisi taşır, yani özel nitelikli sağlık verisidir. Bu rehber Kairos’un bu veriyle ne yaptığını anlatır: nerede durduğunu, ne kadar saklandığını, kimin gördüğünü ve nasıl silindiğini.
Hukuki tavsiye değildir. Bu yazı Kairos’un nasıl çalıştığını anlatır. Veri sorumlusu eczanenizdir; hastalarınıza karşı aydınlatma yükümlülüğünüz ve kendi saklama-imha politikanız devam eder.
Kim Sorumlu, Veri Nerede?
- Veri sorumlusu eczanenizdir. Kairos veriyi eczaneniz adına saklar.
- Bir eczane, bir hesap. Eczanenin birden çok kullanıcısı olabilir (sahip, yönetici, operatör); veri yine tek hesaptadır.
- AB, Frankfurt. Veri Avrupa Birliği’ndeki sunucuda tutulur.
- Hesap başına izolasyon. Her eczane yalnız kendi verisini görür. Ayrım ekranda değil, veritabanı düzeyinde yapılır.
- KVKK metninde yazdığı gibi veri aktarımda ve durağanken şifrelenir.
Açık Rıza Ekranı
- İlk hasta listesi yüklenmeden önce KVKK aydınlatma ve açık rıza metni onaylanır. Onayı sahip ya da yönetici verir.
- Metin hasta kimliğinin (ad, telefon, T.C.) kimseyle paylaşılmadığını ve yapay zekâ sağlayıcısına (Anthropic, ABD) neyin gittiğini maddeler: İlaç Sözlüğü için ilaç adı, barkod ve resmî etken madde; açtıysanız ilaç rapor kontrolündeki yapay zekâ için kimliksiz, maskelenmiş klinik bilgi; stokta yapıştırdığınız depo kampanya mesajı.
- Metin hesabınızın saklama süresini yazar. Metin değişirse (yeni sürüm ya da süre değişikliği) bir sonraki yüklemeden önce yeniden onay istenir. Eski onay kaydı silinmez.
- İlaç rapor kontrolünün Chrome eklentisi yalnız rıza verilmiş bir hesaba bağlanır; rıza yoksa eşleştirme kodu verilmez.
Saklama Süresi
Geçmiş ve kanıt kayıtları hesabın saklama süresi kadar tutulur: 13, 24, 36 ay (varsayılan) ya da süresiz. Süreden eski kayıtlar her gece kalıcı olarak silinir.
| Kayıt | Süreye tabi mi? |
|---|---|
| İşlem geçmişi (sonuçların sırası) ve içe aktarma özetleri | Evet |
| Medula’dan okunan reçeteler, raporlar, kontrol sonuçları, taramalar | Evet; geçerli rapor silinmez |
| Listede olmayan ve süre içinde hareketi olmayan Medula hastaları | Evet |
| WhatsApp gönderim günlüğü, erişim günlüğü | Evet |
| Güncel hasta listesi ve her ilaç döngüsünün son işlemi | Hayır; yeni liste öncekinin yerine geçer |
| Stok raporları ve stok kararları | Hayır |
| İletişim izni durumu | Hayır; durum kaydıdır |
| Yapay zekâ kullanım ve Medula ekran değişikliği kayıtları (teknik) | Sabit 13 ay |
- Süreyi herkes görür, yalnız eczane sahibi değiştirir (Ayarlar).
- Süreyi kısaltmak ve süresiz seçmek onay ister. Süresiz seçerseniz bu sürenin eczanenizin saklama ve imha politikasında yazması gerekir; KVKK metni bunu söyler.
T.C. Kimlik Buluta Gitmez
Yüklenen listede T.C. kimlik kolonu başlığından ya da içindeki geçerli T.C. numaralarından tanınır ve kaydetmeden önce atılır. Başka bir kolon olarak eşlenmiş bir kolon atılmaz. Daha önce yüklenmiş bir listede bu kolon varsa bir sonraki yüklemede temizlenir. Yükleme adımları: TEBEOS’tan hasta listesi yükleme.
İletişim İzni
Her hasta için kanal başına (arama, WhatsApp, SMS) izin kaydı tutulur: var, yok ya da bilinmiyor.
- “Yok” o kanalın düğmesini kapatır; “aranmasın” bütün kanalları kapatır.
- “Bilinmiyor” bir şeyi engellemez. Hatırlatma mesajının hukuki sınıflandırması için görüş bekleniyor.
- WhatsApp bağlantısı açıldığında yalnız hasta özeti, kanal ve şablon tipi kaydedilir. Mesaj metni saklanmaz.
Ayrıntı: WhatsApp hatırlatma ve izin.
Erişim Günlüğü
Kimin hangi hastaya baktığı kayıtlıdır. Günlüğe yazılanlar:
- Hasta kartını açmak, arama listesinde görev detayını açmak, Arama modunda ekrandaki hasta
- Tüm veriyi dışa aktarmak
- Arama listesini yazdırmak
- Rapor Kontrol çıktısı (yazdırma ya da CSV)
- Hasta silmek
Kurallar:
- Hasta günlükte ad ve telefonla değil, şifreli bir özetle (hash) durur.
- Kayıt eklenir; değiştirilemez, silinemez. Zaman sunucudan gelir.
- Günlüğü yalnız sahip ve yönetici görür (Ayarlar › Kullanıcı ayarları).
- Aynı kişinin aynı hastaya bakışı saatte bir kez yazılır.
- Günlük de hesabın saklama süresi kadar tutulur.
Silme Tek İşlemde
Silme yönetici yetkisi ister ve tek işlemde yapılır.
| İşlem | Ne silinir | Ne kalır |
|---|---|---|
| Hastayı sil | Hastanın işlem sonuçları, geçmişi, Medula kayıtları, elle girilen rapor bilgisi, “var” izinleri, gönderim günlüğü, kimlik bağları; önceki kimlikleri dahil | “Aranmasın” kaydı, “yok” izinleri, erişim günlüğü |
| Tüm veriyi sil | Hasta listesi, işlem kayıtları, Medula ve stok verisi, ayarlar, rıza ve izin kayıtları | Kullanıcılar ve davetler, eklenti cihazları, teknik kayıtlar, erişim günlüğü |
- “Aranmasın” ve “yok” izinleri hastanın itirazıdır. Silinseler, yeniden yüklenen listede hasta yeniden aranırdı; bu yüzden kalır.
- Erişim günlüğü hesap verebilirlik için kalır.
- Tüm veriyi silmek hesabı kapatmaz.
Kimlik Bağı: Telefonu Değişen Hasta
Kairos’ta hasta kimliği ad ve telefondur. Yeni listede telefonu değişen hasta yeni bir kimlikle gelir. Ad iki listede de tek bir hastaya düşüyorsa Kairos eski kimliği yenisine bağlar:
- İşlem sonuçları, “aranmasın” kaydı, elle girilen rapor ve geçmiş yeni kimlikte görünür. Telefonu değişti diye “aranmasın” diyen hasta yeniden aranmaz.
- Kayıtlar yeniden yazılmaz; bağ okunurken çözülür.
- Aynı adlı iki kişi varsa bağ kurulmaz.
- Hasta kartında “Telefon değişti” notu çıkar; yönetici bağı kaldırabilir.
- Karşılaştırma yalnız bir önceki listeyle yapılır.
- Hasta silinirken bağlı önceki kimlikler de silinir.
Veriniz Sizde: Dışa Aktarma
Hesabınızdaki veri tek bir dosya olarak indirilir ve gerekirse geri yüklenir. Dışa aktarmayı sahip ya da yönetici yapar; işlem erişim günlüğüne yazılır.
Özet
Kairos veriyi Frankfurt’ta, eczane başına ayrı tutar. Rıza ilk yüklemeden önce alınır. Geçmişin süresini siz seçersiniz. T.C. kimlik buluta gitmez. Kimin hangi hastaya baktığı kayıtlıdır ve hasta tek işlemde silinir. Daha fazlası için Güvenlik, KVKK ve Hasta takibi sayfalarına bakın.